Frequently Asked Questions - ZUGFeRD

Rund um das "Forum elektronische Rechnung Deutschland"

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung“.

Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) wurde auf Beschluss der „Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.“ (  AWV) gegründet. Ziel war es einen Standard zu entwickeln, mit dem elektronische Rechnungen zwischen kleinen und kleinsten Unternehmen, dem Mittelstand und der öffentlichen Verwaltung künftig schnell, komfortabel, einfach und kostengünstig elektronisch ausgetauscht werden können.

Dieses Forum hat in Zusammenarbeit mit Ministerien, Verbänden und Unternehmen die ZUGFeRD-Spezifikation entwickelt und im Juli 2014 veröffentlicht.

Stand: August 2015

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: aus einer für Menschen lesbaren Darstellung der Rechnung im PDF/A3-Format und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format. Technisch ist die XML-Datei in der PDF/A-3-Datei eingebettet. Durch diesen hybriden Aufbau können auch die Rechnungsempfänger ZUGFeRD-Rechnung verarbeiten, die noch nicht auf ZUGFeRD-XML umgestellt haben.

Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt, zum Beispiel PDF/A Live! von intarsys oder das intarsys ZUGFeRD-Toolkit.

Stand: August 2015

Durch den elektronischen Austausch der Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden dank effizienter Prozesse die Kosten für Material und Porto erheblich reduziert.

Bisher war der vollautomatische elektronische Rechnungsaustausch EDI-Anwendern vorbehalten. Durch ZUGFeRD können nun auch kleine Unternehmen von den Einsparmöglichkeiten profitieren, da die Rechnungsdaten automatisch bearbeitet werden können.

Stand: August 2015

Im Gegensatz zu EDIFACT stellt die ZUGFeRD-Spezifikation keinerlei Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen. Die ZUGFeRD-Rechnungen können so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner am sinnvollsten und praktikabelsten ist. Anders als bei EDI-Verfahren, muss bei ZUGFeRD zwischen den beiden Parteien keine Vereinbarung zum Rechnungsaustausch getroffen werden. Aufgrund der Änderungen im Steuervereinfachungsgesetzt 2011 dürfen Rechnungen elektronisch versendet werden, ohne dass es der ausdrücklichen Zustimmung des Rechnungsempfängers bedarf.

Stand: August 2015